Benutzerimport mit Excel

  • 1. Vorbereitung

    In unserem System ist es möglich, Benutzer mit dem Import einer Exceltabelle zu importieren. Dieser Vorgang ist nur mit Verwaltungsrechten möglich!

    Zu Beginn navigiere in das Menü → Administration → Benutzer verwalten → Liste.

    Oberhalb der Tabelle befindet sich die Steuerung für den Import. Unter dem großen Button befindet sich ein Link, mit dem eine Excel-Datei heruntergeladen werden kann. Diese gibt das Format vor. Die Beispieldatei kann hier heruntergeladen werden.


    Download der Beispieldatei


    Bevor Sie die Daten einpflegen, sollten Sie ein paar Dinge beachten.

    1. Die Passwörter werden nicht von unserem System generiert, sondern müssen zuvor eingetragen werden. Nach dem Upload wird der vom System generierte Benutzername und das vergebene Passwort and die hinterlegte Mailadresse gesendet. Im Anschluss kann jeder Nutzer sein Passwort in der App ändern.
      Für eine Anleitung zu automatischen Generierung von Passwörtern in Excel besuchen Sie bitte die entsprechende Seite im Wiki, welche sie hier finden: Zusatz Excel Import: Zufällige Passwörter generieren
    2. Die Wachen, die in der Excel eingetragen werden, müssen vor dem Import bereits im System existieren.
    3. Da mit dem Namen der Wache nicht der Benutzername, welcher zum Login genutzt wird, gemeint ist, sind hier Beispiele, wo der in Excel benötigte Name zu finden ist:
      1. Beim Anlegen einer Wache im Feld "Name der Wache"
      2. In der Liste der Wachen in der Spalte "Wache"
    4. E-Mail-Adressen dürfen nicht doppelt vergeben werden! Jede Adresse darf in unserem System nur einmal vorkommen. Wird bei dem Import ein Duplikat entdeckt so wird der entsprechende Eintrag nicht importiert und der fehlerhafte Eintrag wird in der Importübersicht angezeigt.
    5. Ab der Spalte "R" werden Attribute definiert. Diese müssen vor dem Import bereits im System existieren. Damit ein selbst erstelltes Attribut über die Excel-Datei zugewiesen wird weisen Sie bitte in Zeile 1 den Titel des Attributes hinzu. Im Anschluss können mit einem "x" die Zellen markiert werden, welches dem Benutzer zugewiesen werden soll.
    6. Es ist ebenfalls möglich Benutzer direkt beim Import an Ressourcen zuzuweisen. Hier gilt ebenfalls, das die Ressourcen bereits im System existieren müssen.

    2. Import der Datei

    Nachdem die Excel-Datei entsprechend bearbeitet und gespeichert wurde geht es an den Import.

    Navigiere zu der Liste der Benutzer → Administration → Benutzer verwalten → Liste

    Nun wähle den blauen Button "Excel Datei hochladen" an, wähle die präparierte Datei aus, und der Upload beginnt. Nach dem der Upload erfolgt ist prüft unser System die Datei und erstellt eine Ergebnisliste. Sind alle Einträge mit dem Status "Erledigt" versehen hat der gesamte Import ohne Probleme funktioniert.


    3. Fehlermeldungen

    Unter Umständen hat bei dem Import etwas nicht ganz funktioniert. In einem solchen Fall gibt die Ergebnisliste im Status Fehlermeldungen an, um den Fehler zu beschreiben.


    Fehlermeldung Lösung
    E-Mail existiert bereits Die hinterlegte Mail-Adresse ist bereits in unserem System hinterlegt. Die Adresse muss geändert werden und der Import erneut gestartet werden.
    Keine passende Wache gefunden Unser System konnte die Wache nicht zuordnen. Stelle sicher, dass die Wache in der Excel-Datei richtig geschrieben ist. Andernfalls prüfen Sie bitte den Namen, der in RETTERAlarm hinterlegt ist.